Bij Woonvisie Makelaars in Rotterdam is het nooit stil. Zodra een woning wordt aangemeld, stroomt de mailbox vol en rinkelt de telefoon onafgebroken.

Wilbert Hoogendijk, eigenaar en directeur van Woonvisie Makelaars, vertelt:
“Zodra je een woning aanmeldt, staat de mailbox roodgloeiend. Je krijgt berichten via Funda en mensen bellen direct om een afspraak te maken. Als we meerdere woningen tegelijk in de verkoop zetten, liepen we vast: de telefoon bleef rinkelen en andere werkzaamheden kwamen in de knel.”

De uitdaging

Het groeiende woningaanbod en de vele bezichtigingsaanvragen zorgden voor een capaciteitsprobleem. Binnen het team was het nauwelijks nog haalbaar om alles tijdig op te volgen.

“Bij meer dan twee woningen tegelijk kregen we het niet meer rond. Dan konden we de rest van het werk eigenlijk niet meer plannen.”

De oplossing: de planner tool

Om meer grip te krijgen op het proces, zet Woonvisie Makelaars bij woningen met veel belangstelling de Planner tool van Nexxtmove in. Met de planner tool bepaalt Woonvisie Makelaars zelf op welke momenten er bezichtigingen ingepland kunnen worden. Voor iedere woning worden tijdsblokken aangemaakt, waarbij het team de duur en beschikbaarheid instelt. Kandidaten kunnen vervolgens eenvoudig zelf een tijdslot kiezen dat past.

“Het fijne is dat we zelf kunnen bepalen hoe lang een bezichtiging duurt en hoeveel blokken we aanbieden. Zo weet de verkoper precies waar hij aan toe is, het kantoor heeft overzicht en klanten kunnen ook ’s avonds of in het weekend een afspraak inplannen.”

Rust en efficiëntie

De impact is groot. Waar het team voorheen vastliep in telefoontjes en e-mails, is er nu rust en structuur.

“Het maakt niet uit of je één woning hebt of vijf op een dag: het telefoonverkeer blijft overzichtelijk, omdat iedereen gebruikmaakt van de planner. Dat geeft ons rust en efficiëntie op kantoor.”