1. AVG, GDPR, telecommunicatiewet, hoe zit het ook alweer?
De GDPR is een nieuwe privacywet die vanaf 25 mei gehandhaafd gaat worden. Deze wet is geldig in de gehele EU. Dus ook in Nederland. In Nederland heet deze nieuwe wetgeving de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe wet vervangt de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens (wbp). Door de AVG krijgen organisaties nu meer verantwoordelijkheden. Klanten krijgen meer privacyrechten. Sinds 2009 is de Telecommunicatiewet geldig. Deze wet zorgt voor verscherpte regels op het gebied van sturen van e-mails en nieuwsbrieven.
We hebben eerder een blog geschreven over welke e-mailadressen je mag gebruiken. Dit is gebaseerd op de telecommunicatiewet, die niet gewijzigd is.
2. Moet ik een privacy statement opstellen/wijzigen?
Het is zeker goed om het privacy statement grondig door te lezen. In het privacy statement moet minimaal het volgende worden beschreven:
- Wat voor soort persoonsgegevens er worden verwerkt;
- Wat het doel en de grondslag is voor de verwerking;
- Met welke andere partijen persoonsgegevens gedeeld worden (bijvoorbeeld met Nexxt Mail);
- Hoelang persoonsgegevens worden bewaard;
- Wat de rechten van je klanten zijn;
- Je contactgegevens.Veiliginternetten.nl biedt een hele handige ‘privacy generator’ aan. In 9 stappen heb je een privacy statement gegenereerd.
3. Ontvang ik van Nexxt Mail een verwerkersovereenkomst?
Ja, van Nexxt Mail ontvang je een verwerkersovereenkomst.
4. Mogen wij na 25 mei 2018 nog wel doorgaan met het versturen van onze maandelijkse nieuwsbrieven?
Ja, dit mag zeker. Na 25 mei heb je toestemming nodig van de nieuw ingevoerde relaties.
5. Moet ik mijn contacten, die vóór 25 mei 2018 al een nieuwsbrief van mij hebben ontvangen (opnieuw) om toestemming vragen?
Nee. Je hebt al toestemming gekregen van jouw contacten. Deze is ook met de nieuwe wetgeving nog geldig.
6. Moet ik contacten, die ik ná 25 mei 2018 toevoeg aan mijn CRM-systeem/Nexxt Mail adresboek om toestemming vragen voordat ik een nieuwsbrief verstuur?
Ja. Vanaf 25 mei ben je verplicht om toestemming te hebben van jouw klanten voordat je een nieuwsbrief mag sturen. Deze toestemming moet je kunnen bewijzen.
Als aanmeldingen via Nexxt Mail worden geregistreerd, op lees-meer.nl of via het aanmeldformulier dat wij aanbieden via een iframe, regelt Nexxt Mail deze bewijslast.
7. Wanneer mag ik een klant een nieuwsbrief sturen? (hoe zit dit bijvoorbeeld bij iemand die een woning heeft bezichtigd?)
Dit mag zodra je toestemming hebt gekregen van je klant – en je dit ook kunt bewijzen.
8. Hoe verkrijg ik toestemming van mijn klanten voor het versturen van een nieuwsbrief?
Dit kan door middel van een inschrijvingsformulier op je website, waarna automatisch een mail verzonden wordt. In deze mail staat een bevestigingslink (opt-in), pas als de relatie hierop klikt, heb je het e-mailadres rechtmatig verkregen.
Het is verstandig om je privacy statement ook bij dit inschrijvingsformulier te vermelden. Daarnaast moet je aangeven met welke frequentie je nieuwsbrieven verstuurd.
9. Moet ik de standaard uitwisseling van contacten ná 25 mei 2018 uitzetten in mijn CRM-systeem zoals Realworks, Kolibri of Goes & Roos?
Dit hoeft alleen voor je contacten waarvan je geen toestemming hebt verkregen om een nieuwsbrieven te versturen.
Contacten die via Realworks, Kolibri, Goes & Roos, etc. worden toegevoegd, moeten een bevestigingsmail (opt-in) hebben bevestigd, alvorens ze een nieuwsbrief krijgen. Deze bevestigingsmail verstuurt Nexxt Mail niet.
Klanten mag je wel ongevraagd een nieuwsbrief versturen.
10. Wat moet ik doen wanneer mijn klant de gegevens opvraagt die wij van hem/haar hebben opgeslagen?
Als eerst moet je de identiteit van deze klant controleren. Daarna moet je een begrijpelijk overzicht kunnen laten zien van gegevens die je hebt opgeslagen. Daarnaast moet je ook kunnen aangeven:
- Waarom je bepaalde gegevens verwerkt;
- Welke soorten persoonsgegevens je verzamelt;
- Aan welke derde partijen de persoonsgegevens worden doorgegeven;
- Wat het bewaartermijn van de persoonsgegevens is;
- Welke privacyrechten je klant heeft;
- Dat je klant het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Van welke organisatie je persoonsgegevens hebt ontvangen (indien van toepassing).
Als een klant gegevens opvraagt, kunt je dit verzoek aan ons doorzetten. Wij zullen je een begrijpelijk overzicht weergeven van de alle gegevens die wij van de betreffende klant hebben opgeslagen.
Heb je nog andere vragen? Stel ze via support@nexxtmove.nl, onze AVG-specialist zal je vraag in behandeling nemen.
